Systém řízené dokumentace
Konec chaosu v souborech. Jedna centrální databáze dokumentů s řízeným životním cyklem od návrhu po archivaci.
Srovnání se současným stavem
Bez řízené dokumentace
- Směrnice v e-mailu, havarijní plán na disku
- Nikdo neví, která verze je platná
- Chybí záznamy o seznámení zaměstnanců
- Při auditu hledáte dokumenty hodinu
- Revize se zapomínají, dokumenty expirují
Se SafetyFrog Alpha 1
- Jeden centrální systém pro všechny dokumenty
- Automatické verzování každé změny
- Elektronická evidence prokazatelného seznámení
- Při auditu kliknete a máte vše připravené
- Automatické upozornění na blížící se revize
Co vám řízená dokumentace přinese
Konkrétní výhody, které pocítíte hned od prvního dne.
Ušetříte hodiny času
Žádné prohledávání e-mailů, sdílených disků a USB flashek. Všechny dokumenty na jednom místě, dostupné jedním klikem. Fulltextové vyhledávání napříč celou databází.
Jste chráněni při auditu
U dokumentu je vidět, kdo ho vytvořil, kdo schválil a kdo se s ním seznámil. Při kontrole inspektorátu je z čeho doložit, a elektronicky.
Nic vám neunikne
Jedenáct nočních úloh denně hlídá platnost, revize, seznámení i podpisy. Kdo má co udělat, se dozví sám, bez upomínky od bezpečáka.
Máte přehled
Tabulkový i stromový pohled a filtry podle toho, co s dokumentem máte udělat: schválit, podepsat, seznámit se, revidovat.
Zapojíte celý tým
Sedm rolí u dokumentu: zpracovatel, kontrolor, schvalovatel, vydavatel, odpovědná osoba, konzultovaný a informovaný. Každý vidí jen to, co se ho týká, a připomínky mají vlákna i závažnost.
Nikdy neztratíte verzi
Každá úprava vytvoří novou verzi. V historii je vidět, co se změnilo, kdo a kdy, a k předchozí verzi se dá vrátit.
Dokument přiložíte k čemukoli
Dokument se dá připojit k jakémukoli záznamu v aplikaci jedním klikem a organizační kontext se přitom zdědí sám.
K pracovišti
Místní provozní předpisy, bezpečnostní pokyny pro konkrétní stroj nebo pracoviště. Vždy po ruce, přímo v detailu pracoviště.
K objektu
Požární evakuační plán, označení únikových cest, revizní zprávy přímo u objektu, kde platí.
Ke kontrole
Protokoly z preventivních prohlídek, fotodokumentace provázané s konkrétní kontrolou.
K osobě
Osvědčení, certifikáty, osobní dokumenty u konkrétního zaměstnance.
Ke zjištění
Fotodokumentace nedostatku, technické zprávy přímo u zjištění z kontroly.
K opatření
Technická dokumentace, návody provázané s nápravným opatřením.
Organizační kontext se dědí automaticky.
Přiložíte dokument k pracovišti „CNC hala" → systém automaticky přiřadí zákazníka, zaměstnavatele, pobočku i středisko. Žádné ruční vyplňování.
Životní cyklus dokumentu v praxi
Od návrhu po archivaci vede dokument třináct stavů, od konzultace přes vypořádání připomínek a schválení až po pozastavení nebo stažení. Přeskočit se nedá ani jeden.
Nahrajte nebo vytvořte dokument
Nahrajte soubor (PDF, Word, Excel) nebo vytvořte dokument přímo v systému. Zadejte název, kategorii, odpovědné osoby a termín platnosti. Systém automaticky přiřadí verzi 1.0.
Kontrola a připomínkování
Kontrolor zkontroluje obsah, může přidat strukturované připomínky s kategorií a závažností. Blokující připomínky zabraňují přechodu dál, dokud nejsou vypořádány.
Schválení s elektronickým podpisem
Schvalovatel dostane notifikaci, schválí dokument a podepíše ho PINem. Systém eviduje datum, IP adresu a digitální otisk. Možnost automatického vydání po schválení.
Distribuce a prokazatelné seznámení
Definujte rozsah platnosti na 7 úrovních organizační struktury (zákazník → pracoviště). Systém automaticky rozešle k seznámení a eviduje kdo, kdy a s čím se seznámil. Noví zaměstnanci se doplňují automaticky.
Revize a archivace bez hlídání
Blíží se konec platnosti? Systém upozorní 14 dní předem. Nová verze projde workflow, předchozí se archivuje. Kompletní historie verzí zůstane dostupná.
Podpis s audit trailem
Každý podepisuje vlastním PIN kódem. U podpisu zůstane, kdo, kdy a odkud.
PIN podpis
PIN má čtyři až šest číslic a ukládá se jen jako nevratný otisk, ne jako text. Po pěti chybných pokusech se podepisování uzamkne.
Audit trail
Datum, IP adresa, User-Agent, digitální otisk dokumentu. Při zamítnutí se podpisy automaticky revokují. Kompletní historie.
PDF certifikát
K podpisu se dá vygenerovat PDF doklad s údaji o podpisu, stavu dokumentu a lidech, kterých se týká.
Deadliny a eskalace
Nastavte termíny podpisů per osoba nebo celou roli. Systém posílá remindery 3 dny, 1 den před a eskaluje po deadlinu.
Jaké dokumenty můžete řídit
Směrnice a řády
Směrnice BOZP, požární řády, poplachové směrnice, organizační řády s prokazatelnou evidencí seznámení zaměstnanců.
Registr rizik
Registr s automatickým verzováním. Při každé aktualizaci vznikne nová verze, máte historický přehled vývoje rizikového profilu.
Havarijní plány
Havarijní a evakuační plány s automatickou distribucí a potvrzením seznámení klíčových osob.
Provozní předpisy
Místní provozní předpisy pro stroje a zařízení. Přiložíte přímo k pracovišti díky Entity Links.
Kategorizace prací
Dokumenty kategorizace pracovních pozic s napojením na modul kategorizace prací v SafetyFrog.
Certifikáty a osvědčení
Osobní certifikáty, osvědčení odborné způsobilosti se přikládají přímo k osobě a systém hlídá jejich platnost.
Dejte svým dokumentům řád
Třináct stavů, podpis PIN kódem a jedenáct nočních úloh, které hlídají termíny. Nechte nám e-mail a dáme vám vědět o spuštění.