Smlouva o zpracování osobních údajů

Verze dpa-2026-10, účinná od 1. 11. 2026.

Uzavřená podle čl. 28 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (obecné nařízení o ochraně osobních údajů, dále „GDPR") mezi:

zákazníkem, jehož jménem osoba s oprávněním přijala tuto smlouvu v aplikaci SafetyFrog (dále „zákazník"), a
Ing. Vítem Hofmanem, IČO 020 65 681, místo podnikání Města Mayen 1536, 686 01 Uherské Hradiště (dále „zpracovatel" nebo „provozovatel").

Smlouva je součástí smluvního vztahu podle Podmínek poskytování služby SafetyFrog (dále „podmínky"). Pojmy s velkým významem (zákazník, uživatel, služba, data zákazníka) mají stejný význam jako v podmínkách. Ostatní pojmy (osobní údaje, zpracování, správce, zpracovatel, porušení zabezpečení) mají význam podle čl. 4 GDPR.

Článek 1. Proč smlouva existuje

1.1 Zákazník do aplikace zapisuje údaje o svých zaměstnancích a dalších osobách, aby plnil povinnosti v bezpečnosti práce a požární ochraně. O tom, proč a jaké údaje se zpracují, rozhoduje zákazník. Provozovatel je pro něj technicky ukládá a zpracovává. Zákazník je proto správcem a provozovatel zpracovatelem.

1.2 Pokud zákazník vede v aplikaci agendu svých klientů (například jako poskytovatel služeb BOZP, PO nebo pracovnělékařských služeb), je vůči svému klientovi sám zpracovatelem a provozovatel je jeho dalším zpracovatelem podle čl. 28 odst. 4 GDPR. V tom případě zákazník:

prohlašuje, že má od svého klienta (správce) písemné svolení zapojit dalšího zpracovatele a že smlouva mezi ním a klientem ukládá povinnosti, kterým tato smlouva odpovídá,
předává provozovateli pokyny svého klienta a klientovi informace a součinnost, které podle této smlouvy dostane od provozovatele,
informuje klienta o subzpracovatelích a jejich změnách tak, aby klient mohl vznést námitku.

Provozovatel s klientem zákazníka přímo nejedná, ledaže to zákazník zajistit nemůže (například proto, že zanikl) nebo to ukládá zákon.

Článek 2. Předmět a doba zpracování

2.1 Předmět: uložení a zpracování dat zákazníka při poskytování služby, tedy aplikace pro správu BOZP a PO.

2.2 Doba: po dobu trvání smlouvy podle podmínek a dále po dobu nutnou k vrácení a výmazu dat podle čl. 15.

Článek 3. Povaha a účel zpracování

3.1 Účel: umožnit zákazníkovi vést evidence a dokumentaci, ke kterým ho zavazují zejména:

zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce (povinnosti v BOZP, evidence a šetření pracovních úrazů, školení, osobní ochranné pracovní prostředky),
zákon č. 309/2006 Sb., o zajištění dalších podmínek bezpečnosti a ochrany zdraví při práci,
zákon č. 373/2011 Sb., o specifických zdravotních službách, a vyhláška č. 79/2013 Sb. (pracovnělékařské služby, žádosti o prohlídky, posudky),
zákon č. 258/2000 Sb., o ochraně veřejného zdraví (kategorizace prací, evidence zaměstnanců vykonávajících rizikové práce),
nařízení vlády č. 322/2025 Sb., o povinnostech zaměstnavatele při pracovních úrazech (od 1. 1. 2026 nahradilo nařízení vlády č. 201/2010 Sb.),
zákon č. 133/1985 Sb., o požární ochraně (školení, požární hlídky, dokumentace),

a další předpisy, podle kterých zákazník aplikaci použije.

3.2 Povaha zpracování: shromáždění (zápis uživatelem, import, přepis diktátu, vytěžení dokumentu), uložení, uspořádání, vyhledání, nahlédnutí, úprava, zobrazení oprávněným uživatelům, generování dokumentů a sestav, zasílání upozornění a e-mailů, elektronické podepisování, záloha, export, anonymizace a výmaz. Zpracování probíhá převážně automatizovaně.

3.3 Umělá inteligence: na pokyn uživatele posílá aplikace vybrané údaje (například fotografii zjištění, text zjištění, nahraný bezpečnostní list, nahrávku diktátu) subzpracovateli, který provozuje model umělé inteligence, a vrací návrh k potvrzení uživatelem. Rodná čísla a zdravotní údaje z evidence osob se modelům neposílají. Nahrávka diktátu se po přepisu maže, nejpozději do 7 dní. Výstup modelu je návrh, nikoli rozhodnutí; aplikace nečiní rozhodnutí založená výhradně na automatizovaném zpracování ve smyslu čl. 22 GDPR.

Článek 4. Subjekty údajů a kategorie údajů

4.1 Kategorie subjektů údajů, kategorie osobních údajů a zvláštní kategorie jsou popsané v Příloze 1.

4.2 Zákazník rozhoduje, které údaje do aplikace zapíše. Aplikace nabízí pole i pro údaje, které zákazník potřebovat nemusí. Zákazník vyplňuje jen ta, pro která má právní důvod.

Článek 5. Povinnosti a práva zákazníka jako správce

5.1 Zákazník odpovídá za to, že:

zpracování má právní základ podle čl. 6 GDPR a u zvláštních kategorií výjimku podle čl. 9 odst. 2 GDPR (zpravidla písm. b) plnění povinností v oblasti pracovního práva a písm. h) pracovnělékařské služby) spolu s příslušným zákonem,
rodné číslo používá jen v souladu s § 13c zákona č. 133/2000 Sb., tedy tam, kde to stanoví zvláštní zákon (například evidence zaměstnanců vykonávajících rizikové práce podle § 40 zákona č. 258/2000 Sb.) nebo se souhlasem nositele; k identifikaci v žádosti o prohlídku nebo v záznamu o úrazu předpisy vyžadují datum narození, ne rodné číslo,
subjekty údajů jsou informovány podle čl. 13 a 14 GDPR, včetně toho, že údaje zpracovává provozovatel jako zpracovatel,
nastavil role a oprávnění uživatelů tak, aby citlivé údaje viděl jen ten, kdo je k práci potřebuje,
posoudil, zda je potřeba posouzení vlivu na ochranu osobních údajů (čl. 35 GDPR), a pokud ano, provedl ho.

5.2 Zákazník má právo dávat provozovateli pokyny, kontrolovat plnění této smlouvy (čl. 14) a dostat informace, které k plnění svých povinností potřebuje.

Článek 6. Pokyny

6.1 Provozovatel zpracovává osobní údaje jen na základě doložených pokynů zákazníka. Doloženými pokyny jsou:

tato smlouva a podmínky,
úkony, které zákazník a jeho uživatelé provedou v aplikaci, včetně nastavení rolí, upozornění a sdílení (například zpřístupnění kategorizace orgánu ochrany veřejného zdraví časově omezeným odkazem nebo odeslání žádosti o prohlídku poskytovateli pracovnělékařských služeb),
další písemné pokyny zákazníka, e-mail postačí.

6.2 Provozovatel zpracovává údaje bez pokynu jen tehdy, když mu to ukládá právo Unie nebo České republiky. V takovém případě zákazníka předem informuje, pokud to zákon nezakazuje.

6.3 Pokud má provozovatel za to, že pokyn porušuje GDPR nebo jiný předpis o ochraně údajů, upozorní na to zákazníka bez zbytečného odkladu a do vyjasnění pokyn nemusí provést.

6.4 Provozovatel nepoužije osobní údaje zákazníka pro vlastní účely, zejména ne k marketingu, k prodeji, k trénování modelů umělé inteligence ani k profilování osob.

Článek 7. Osoba ve vlastní evidenci zákazníka

7.1 Každý zákazník vede vlastní záznam osoby. Tentýž člověk může pracovat pro víc zákazníků, například při souběžných pracovních poměrech, agenturním zaměstnávání, změně zaměstnavatele nebo když ho eviduje zaměstnavatel i jeho externí technik. Každý z těchto zákazníků o něm vede samostatný záznam se svými údaji a vazbami (pracovní vztah, zařazení, prohlídky, školení, úrazy, dokumenty). Záznam jednoho zákazníka ostatní zákazníci nevidí a nemohou ho měnit. Zdravotní údaje (posudky, prohlídky, nemoci z povolání, úrazy) jsou vždy záznamy konkrétního zákazníka.

7.2 Uživatelský účet osoby. Má-li osoba v aplikaci vlastní uživatelský účet (samoobsluha), je tento účet propojen se záznamem u každého zákazníka, který osobu k účtu pozval. Osoba v samoobsluze vidí své záznamy u všech těchto zákazníků. Údaj, který v samoobsluze změní, se uloží jen v záznamu zákazníka, pro kterého právě pracuje, pokud výslovně nezvolí uložení u všech svých zaměstnavatelů. Zákazník vidí vždy jen svůj záznam.

7.3 Zákazník se nedozví, že osobu eviduje i někdo jiný. Aplikace žádnému zákazníkovi nesděluje, že je osoba vedena také u jiného zákazníka, ani u kterého.

7.4 Kontrola duplicit. Když uživatel zakládá novou osobu, aplikace ověří, zda stejná osoba již není vedena v záznamech tohoto zákazníka, aby u něj nevznikl druhý záznam téhož člověka. Kontrola prohledává jen záznamy zákazníka; o osobách jiných zákazníků neposkytuje žádnou informaci, ani tu, zda existují. Počet dotazů za minutu je omezen.

7.5 Osamostatnění klienta. Přejde-li firma, kterou zákazník v aplikaci spravuje, na jeho pokyn do vlastního zákaznického účtu, přejdou s ní záznamy osob, které působí jen u této firmy, včetně jejich osvědčení a zdravotních záznamů. Osoba, která působí i u firmy, jež u zákazníka zůstává, zůstane v jeho evidenci a nový zákazník dostane kopii jejích osobních údajů; osvědčení a zdravotní záznamy této osoby zůstávají u zákazníka.

7.6 Provozovatel záznamy osob různých zákazníků nepropojuje a nepoužívá je pro vlastní účely. Jediným propojením je uživatelský účet osoby podle čl. 7.2, který vzniká pozváním od zákazníka a slouží osobě samé.

7.7 Výmaz. Po skončení smlouvy nebo na pokyn zákazníka provozovatel smaže jeho záznamy osob a všechny jeho záznamy o nich. Záznamy téže osoby u jiných zákazníků ani její uživatelský účet tím nezanikají.

Článek 8. Mlčenlivost

8.1 Provozovatel zajistí, aby osoby, které mají k osobním údajům přístup, byly zavázány mlčenlivostí smluvně nebo ze zákona. Mlčenlivost trvá i po skončení jejich spolupráce s provozovatelem.

8.2 Přístup k datům zákazníka má provozovatel a jeho případní spolupracovníci jen v rozsahu nutném pro provoz, údržbu, podporu a řešení incidentů. Do konkrétních záznamů zákazníka nahlíží jen na jeho žádost, při řešení incidentu nebo když je to nutné k odstranění vady.

Článek 9. Zabezpečení

9.1 Provozovatel přijal technická a organizační opatření podle čl. 32 GDPR, která jsou popsaná v Příloze 2. S ohledem na zvláštní kategorie údajů a rodná čísla je volí tak, aby odpovídala vysokému riziku.

9.2 Provozovatel opatření průběžně vyhodnocuje a může je měnit, pokud se úroveň ochrany nesníží. Podstatné změny oznámí zákazníkovi.

Článek 10. Subzpracovatelé

10.1 Zákazník uděluje provozovateli obecné svolení zapojit další zpracovatele (subzpracovatele). Aktuální seznam je v Příloze 3 a na webu safetyfrog.cz. Zákazník potvrzuje, že se se seznamem seznámil.

10.2 Zamýšlené přidání nebo nahrazení subzpracovatele oznámí provozovatel e-mailem správci účtu zákazníka a na webu nejméně 30 dní předem. Oznámení uvede název, sídlo, účel a údaje, kterých se změna týká.

10.3 Zákazník může proti změně vznést odůvodněnou námitku do 30 dní od oznámení. Strany se pak pokusí najít řešení (například vypnutí dotčené funkce pro zákazníka). Pokud řešení do 30 dní nenajdou, může zákazník smlouvu vypovědět ke dni účinnosti změny, bez sankce a s vrácením poměrné části předplacené ceny.

10.4 Ve výjimečném případě, kdy je nutné subzpracovatele nahradit rychleji (například kvůli výpadku nebo bezpečnostnímu riziku), oznámí to provozovatel bez zbytečného odkladu a právo námitky podle čl. 10.3 zůstává zachováno.

10.5 Provozovatel uloží každému subzpracovateli smlouvou stejné povinnosti ochrany údajů, jaké má sám podle této smlouvy, zejména dostatečné záruky technických a organizačních opatření. Za plnění povinností subzpracovatele odpovídá provozovatel zákazníkovi, jako by je plnil sám (čl. 28 odst. 4 GDPR).

10.6 Na žádost poskytne provozovatel zákazníkovi informace potřebné k ověření subzpracovatelů, včetně jejich dalších zpracovatelů, v rozsahu, v jakém je sám má k dispozici.

Článek 11. Předávání mimo EU

11.1 Data zákazníka jsou uložena na serverech v Evropské unii (Německo).

11.2 Do třetích zemí se osobní údaje předávají jen v rozsahu uvedeném v Příloze 3, tedy u vybraných funkcí umělé inteligence a ochrany formulářů, a jen při splnění podmínek kapitoly V GDPR: na základě rozhodnutí o odpovídající ochraně (včetně rámce EU-USA pro ochranu údajů, je-li příjemce certifikován) nebo standardních smluvních doložek podle prováděcího rozhodnutí Komise (EU) 2021/914 spolu s posouzením dopadu předání a doplňujícími opatřeními.

11.3 Pokud rozhodnutí o odpovídající ochraně pozbude platnosti, zajistí provozovatel bez zbytečného odkladu jiný nástroj podle kapitoly V GDPR, nebo dotčenou funkci vypne.

Článek 12. Součinnost se zákazníkem

12.1 Práva subjektů údajů. Provozovatel pomáhá zákazníkovi vyřizovat žádosti subjektů údajů (přístup, oprava, výmaz, omezení, přenositelnost, námitka), zejména tím, že aplikace umožňuje údaje osoby vyhledat, zobrazit, opravit, exportovat a smazat. Obdrží-li provozovatel žádost přímo od subjektu údajů, předá ji bez zbytečného odkladu, nejpozději do 5 pracovních dní, zákazníkovi a sám ji nevyřizuje, pokud ho k tomu zákazník nezmocní.

12.2 Zabezpečení, posouzení vlivu, konzultace. Provozovatel poskytne zákazníkovi informace potřebné pro plnění čl. 32 až 36 GDPR, zejména popis zpracování, opatření a subzpracovatelů pro posouzení vlivu na ochranu osobních údajů. Na žádost zákazníka mu provozovatel poskytne písemný podklad k posouzení vlivu, který tyto informace shrnuje.

12.3 Rozsah součinnosti. Součinnost v rozsahu běžného fungování aplikace a této smlouvy je bezplatná. Pokud by požadovaná součinnost byla mimořádně rozsáhlá, dohodnou strany předem její rozsah a cenu.

Článek 13. Porušení zabezpečení

13.1 Provozovatel oznámí zákazníkovi porušení zabezpečení osobních údajů, které se týká dat zákazníka, bez zbytečného odkladu, nejpozději do 36 hodin od okamžiku, kdy se o něm dozvěděl. Oznámí ho e-mailem správci účtu zákazníka a telefonicky, je-li telefon uveden.

13.2 Oznámení obsahuje v rozsahu, v jakém jsou informace známé: popis porušení, kategorie a přibližný počet dotčených osob a záznamů, pravděpodobné důsledky, přijatá a navrhovaná opatření a kontakt. Co v době oznámení známo není, doplní provozovatel postupně bez zbytečného odkladu.

13.3 Provozovatel přijme bez zbytečného odkladu opatření k omezení následků, porušení zdokumentuje a poskytne zákazníkovi součinnost, aby mohl splnit ohlašovací povinnost vůči Úřadu pro ochranu osobních údajů do 72 hodin (čl. 33 GDPR) a případně oznámit porušení dotčeným osobám (čl. 34 GDPR).

13.4 Ohlášení úřadu a oznámení osobám je povinností zákazníka jako správce. Provozovatel je za zákazníka neučiní, ledaže ho o to zákazník požádá.

Článek 14. Audit

14.1 Provozovatel dá zákazníkovi k dispozici všechny informace potřebné k doložení, že plní povinnosti podle čl. 28 GDPR, zejména aktuální popis opatření a seznam subzpracovatelů, a odpoví na přiměřené písemné dotazy.

14.2 Zákazník nebo jím pověřený auditor vázaný mlčenlivostí může provést audit nebo kontrolu, a to po oznámení nejméně 30 dní předem, v pracovní době, nejvýše jednou za 12 měsíců, s výjimkou auditu po porušení zabezpečení nebo na žádost dozorového úřadu. Audit nesmí ohrozit data ostatních zákazníků ani bezpečnost služby. Náklady auditu nese zákazník.

14.3 Kontrolu dozorového úřadu umožní provozovatel vždy v rozsahu stanoveném zákonem.

Článek 15. Vrácení a výmaz po skončení

15.1 Po skončení smlouvy může zákazník podle čl. 15 podmínek ještě 30 dní data exportovat. Na žádost podanou v této lhůtě mu provozovatel data předá ve strojově čitelném formátu.

15.2 Po uplynutí této lhůty provozovatel osobní údaje zákazníka smaže z provozní databáze a úložiště do 30 dní, záznamy osob postupem podle čl. 7.7. Z šifrovaných záloh zmizí údaje rotací nejpozději do 90 dní od výmazu z provozní databáze. Do té doby jsou zálohy chráněny stejně jako provozní data a použijí se jen k obnově po havárii; pokud by při obnově ožily již smazané údaje, provozovatel je znovu smaže.

15.3 Údaje smí provozovatel uchovat déle jen tehdy, pokud mu to ukládá právo Unie nebo České republiky. Na žádost zákazníka potvrdí výmaz písemně.

Článek 16. Odpovědnost

16.1 Za újmu způsobenou subjektům údajů odpovídají strany podle čl. 82 GDPR. Zpracovatel odpovídá za újmu jen tehdy, pokud nesplnil povinnosti, které GDPR ukládá výslovně zpracovatelům, nebo jednal mimo zákonné pokyny zákazníka či proti nim.

16.2 Pokud jedna strana nahradí újmu, za kterou odpovídá i druhá strana, může po ní požadovat část náhrady odpovídající její odpovědnosti (čl. 82 odst. 5 GDPR).

16.3 Mezi stranami se jinak odpovědnost a její omezení řídí čl. 13 podmínek. Omezení se nevztahují na újmu způsobenou úmyslně nebo z hrubé nedbalosti.

Článek 17. Závěrečná ustanovení

17.1 Smlouva trvá po dobu, po kterou provozovatel zpracovává osobní údaje zákazníka.

17.2 Změny této smlouvy se řídí čl. 16 podmínek; změna seznamu subzpracovatelů se řídí čl. 10 této smlouvy.

17.3 Při rozporu má tato smlouva přednost před podmínkami ve všem, co se týká zpracování osobních údajů.

17.4 Smlouva se řídí právem České republiky a GDPR.

Příloha 1. Subjekty a kategorie údajů

Kategorie subjektů údajů

zaměstnanci zákazníka a jeho klientů, včetně bývalých, uchazečů o zaměstnání (vstupní prohlídka) a osob na dohody,
agenturní zaměstnanci, zaměstnanci jiných zaměstnavatelů na společném pracovišti, osoby vyslané a dočasně přidělené,
statutární orgány, vedoucí, osoby odborně způsobilé, preventisté, členové požárních hlídek, zástupci zaměstnanců,
kontaktní osoby dodavatelů, poskytovatelů pracovnělékařských služeb, revizních techniků, orgánů dozoru,
žáci a studenti, pokud zákazník (škola) eviduje školní úrazy,
svědci a další osoby uvedené v záznamu o úrazu nebo zjištění,
osoby zachycené na fotografiích z pracoviště,
uživatelé aplikace v rozsahu, v jakém se jejich údaje objevují v datech zákazníka (autor záznamu, podpis, historie změn).

Kategorie osobních údajů

Oblast	Údaje
Identifikace	jméno, příjmení, tituly, pohlaví, datum a místo narození, rodné číslo, státní příslušnost, fotografie osoby
Kontakt	telefon, e-mail, adresa trvalého a kontaktního pobytu
Doklady a pobyt cizinců	číslo a platnost dokladu totožnosti, cestovního pasu, víza, povolení k pobytu a zaměstnání
Pracovní vztah	zaměstnavatel, pracoviště, pracovní zařazení, práce a jejich kategorie, směny a doba expozice, datum nástupu a skončení, nadřízený
Pracovnělékařské služby	žádosti o prohlídky, druhy a termíny prohlídek, závěr lékařského posudku (způsobilost, podmíněná způsobilost, nezpůsobilost), omezení, lhůty, poskytovatel
Úrazy a nemoci z povolání	popis úrazu, zranění a jeho povaha, pracovní neschopnost, svědci, příčiny, opatření, nemoc z povolání a ohrožení nemocí z povolání
Kategorizace prací	expozice rizikovým faktorům, zařazení do kategorií, evidence rizikových prací
Školení a kvalifikace	absolvovaná školení, testy a jejich výsledky, osvědčení, oprávnění, lékařská způsobilost k činnosti
OOPP a vybavení	přidělené osobní ochranné pracovní prostředky, velikosti, výdeje
Zjištění a kontroly	fotografie, popisy, odpovědné osoby, termíny, opatření
Podpisy	obraz vlastnoručního podpisu, elektronické podpisy dokumentů a jejich ověřovací údaje, čas podpisu
Diktát	nahrávka hlasu uživatele (maže se po přepisu, nejpozději do 7 dní) a její přepis
Provozní údaje	historie změn záznamů (kdo, kdy, co), přístupy k záznamům

Zvláštní kategorie a zvlášť chráněné údaje

Údaje o zdraví (čl. 9 GDPR): závěry lékařských posudků, omezení způsobilosti, úrazy a jejich následky, pracovní neschopnost, nemoci z povolání, případně údaje o těhotenství nebo zdravotním postižení, pokud z nich plyne omezení práce.
Rodné číslo (§ 13c zákona č. 133/2000 Sb.).
Údaje o trestných činech ani biometrické údaje k jednoznačné identifikaci aplikace nevyžaduje. Obraz podpisu a fotografie osoby se nepoužívají k biometrické identifikaci.

Příloha 2. Technická a organizační opatření

Stav k 1. 11. 2026. Popis je záměrně obecný tam, kde by podrobnost pomohla útočníkovi; podrobnější popis dostane zákazník na vyžádání.

Důvěrnost

Provozní servery a úložiště souborů u Hetzner Online GmbH v datových centrech v Německu, certifikovaných podle ISO/IEC 27001.
Šifrovaný přenos (HTTPS, TLS) mezi aplikací a serverem i ke všem subzpracovatelům.
Hesla uložená pouze jako kryptografický otisk (bcrypt); přihlašovací tokeny s omezenou platností.
Oddělení dat zákazníků na úrovni aplikace: každý dotaz se omezuje na zákazníky a firmy, ke kterým má uživatel přístup; hlídače v kódu a automatické testy kontrolují, že nová agenda toto omezení má.
Řízení přístupu podle rolí: zákazník nastavuje oprávnění k jednotlivým agendám a zvlášť k citlivým údajům (rodné číslo, zdravotní údaje).
Každý zákazník vede vlastní záznam osoby a záznamy jiných zákazníků nevidí (čl. 7.1 smlouvy); citlivé údaje se maskují i v záznamech o změnách.
Kontrola duplicit osob jen ve vlastních záznamech zákazníka, s omezeným počtem dotazů (čl. 7.4 smlouvy).
Do služeb umělé inteligence se neposílají rodná čísla ani zdravotní údaje z evidence osob; kontext na pozadí smí obsahovat jen pracoviště, objekty a práce.
Administrátorský přístup k serverům jen přes klíče SSH, s minimálním počtem oprávněných osob.
Tajné klíče mimo repozitář kódu.

Integrita

Historie změn záznamů (kdo, kdy, co změnil).
Elektronicky podepsané dokumenty s kontrolou neporušenosti (otisk dokumentu) a veřejným ověřením podpisu.
Kontrola vstupů na serveru, ochrana proti běžným útokům na webové aplikace.
Ochrana veřejných formulářů proti robotům (Cloudflare Turnstile) a limity počtu požadavků.

Dostupnost a obnova

Denní záloha databáze a souborů; před každým nasazením nové verze se provede záloha a nasazení bez ní je zablokované.
Zálohy mimo server jsou před odesláním šifrované (AES-256) a uložené v objektovém úložišti Hetzner v EU, odděleně od aplikačních souborů; heslo k nim není v repozitáři kódu.
Pravidelná zkouška obnovy ze zálohy (týdně) a denní kontrola stáří záloh.
Doba uchování záloh: zálohy databáze na serveru 14 dní, archivy serveru posledních 10 kusů, šifrované zálohy mimo server 90 dní.

Pravidelné testování a vyhodnocování

Automatické testy oprávnění a rozsahu dat, které provozovatel spouští před každým nasazením nové verze na svém pracovním počítači. Nasazovací skript vyžaduje před nasazením zálohu databáze a zámkem na serveru vylučuje souběžná nasazení.
Revize oprávnění rolí a přístupů při každé nové agendě.
Vyhodnocení bezpečnostních událostí a zaznamenání poučení.

Organizační opatření

Mlčenlivost všech osob s přístupem k datům.
Interní postup pro řešení porušení zabezpečení (hodnocení, oznámení zákazníkovi do 36 hodin, dokumentace) a evidence porušení podle čl. 33 odst. 5 GDPR.
Záznamy o činnostech zpracování podle čl. 30 odst. 2 GDPR.
Minimalizace: data zákazníka se na lokální počítač provozovatele stahují jen výjimečně (řešení incidentu, migrace dat na žádost zákazníka), na šifrovaný disk a jen na nezbytnou dobu.
Výběr subzpracovatelů s ohledem na sídlo, certifikace a smluvní záruky (čl. 10).

Příloha 3. Subzpracovatelé

Seznam platný ke dni účinnosti této verze je v samostatném dokumentu Subzpracovatelé (subzpracovatele.md, na webu safetyfrog.cz/pravni/subzpracovatele/). Změny se oznamují podle čl. 10.